Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Elaria Systems — Mihail Polyatskin, fondateur Chemin de la Tuilière 33B, 1805 Jongny (VD), Suisse info@elaria.ch · +41 79 780 90 38

Pour toute question relative à vos données, écrivez à info@elaria.ch.

2. Cadre légal

Nous traitons les données personnelles conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et, lorsque son champ d’application est ouvert, au Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD).

3. Principe de base

Nous ne collectons que les données nécessaires à l’établissement d’un contact, à la préparation d’une offre et à l’exécution de nos prestations. Nous ne vendons, ne louons ni ne diffusons vos données à des tiers à des fins publicitaires ou commerciales. Nous ne les utilisons que pour les besoins du travail que vous nous confiez ou envisagez de nous confier.

4. Données collectées

a) Formulaire et quiz du site elaria.ch

Lorsque vous remplissez le questionnaire de contact (« quiz ») ou le formulaire du site, nous collectons :

• votre nom et votre prénom ;
• le nom de votre société ;
• votre adresse email ;
• votre numéro de téléphone, si vous choisissez de le communiquer (champ facultatif) ;
• vos réponses aux questions du questionnaire (secteur, rôle, tâches concernées, volume estimé, priorité, maturité du projet).

Aucune donnée sensible au sens de l’art. 5 let. c LPD n’est demandée. Ne renseignez pas de telles données dans les champs libres.

b) Échanges directs

Les informations que vous nous transmettez par email, par téléphone ou lors d’un entretien : coordonnées, description de vos processus, documents que vous nous confiez.

c) Données techniques de navigation

Lors de la consultation du site, notre hébergeur enregistre des données techniques : adresse IP, date et heure de la requête, pages consultées, type de navigateur et de système d’exploitation, site référent. Ces données servent à la sécurité, à la stabilité et à la mesure d’audience.

d) Données traitées pour le compte de nos clients

Dans le cadre d’un mandat, nous pouvons accéder à des données contenues dans les systèmes de nos clients. Nous agissons alors comme sous-traitant, sur instruction du client, qui reste responsable du traitement (voir section 11).

5. Finalités et bases légales

Nous traitons vos données pour répondre à votre demande, établir un diagnostic et préparer une offre : ce traitement repose sur les mesures précontractuelles et sur notre intérêt légitime.

Nous les traitons pour exécuter le contrat de mandat : la base légale est l’exécution du contrat.

Nous les traitons pour vous recontacter au sujet de votre demande : la base légale est notre intérêt légitime, ou votre consentement lorsque celui-ci est requis.

Nous les traitons à des fins de sécurité, de prévention des abus et de tenue des journaux techniques : la base légale est notre intérêt légitime.

Nous les traitons enfin pour satisfaire à nos obligations légales et comptables : la base légale est l’obligation légale.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans effet sur les traitements déjà effectués.

Nous n’envoyons pas de newsletter automatisée et ne procédons à aucune décision individuelle automatisée produisant des effets juridiques à votre égard.

6. Hébergement et lieu de traitement

Le site et les données qui y sont saisies sont hébergés par Contabo GmbH (Allemagne), dans son centre de données de Lauterbourg (France), sur le territoire de l’Union européenne. Les données ne sont donc pas hébergées en Suisse, mais dans un pays reconnu par le Préposé fédéral comme offrant un niveau de protection adéquat.

Pour les solutions que nous développons, le client peut choisir de disposer de son propre serveur situé dans l’Union européenne plutôt que d’une infrastructure mutualisée. Ce choix, ainsi que ses implications techniques et tarifaires, est discuté et fixé avant la signature du contrat.

7. Destinataires et sous-traitants

Vos données peuvent être communiquées aux prestataires suivants, uniquement dans la mesure nécessaire :

• Hébergement et infrastructure : Contabo GmbH (centre de données de Lauterbourg, France).
• Messagerie électronique : notre fournisseur de messagerie professionnelle, pour l’acheminement et la conservation de nos échanges.
• Fournisseurs de modèles et de plateformes d’intelligence artificielle et d’automatisation, lorsque la prestation le requiert. Ces fournisseurs peuvent être établis hors de Suisse et de l’Union européenne.
• Prestataires comptables et administratifs, dans le cadre des obligations légales.

Nous imposons à ces prestataires un niveau de protection conforme à la LPD et, le cas échéant, au RGPD.

8. Transferts à l’étranger

Certains prestataires, en particulier des fournisseurs de services d’intelligence artificielle, sont établis en dehors de la Suisse et de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Dans ce cas, le transfert repose sur les garanties prévues par la LPD et le RGPD : décision d’adéquation, clauses contractuelles types ou consentement explicite. Nous vous indiquons, avant le début d’un projet, quels services tiers seront utilisés et où les données transitent.

9. Durée de conservation

• Demandes de contact restées sans suite : 24 mois à compter du dernier échange.
• Données de clients et documents contractuels : pendant la durée du mandat, puis 10 ans conformément aux obligations légales de conservation (art. 958f CO).
• Journaux techniques du serveur : 12 mois au maximum.

Passé ces délais, les données sont effacées ou anonymisées.

10. Sécurité et limites

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données : chiffrement des transmissions, accès restreint, mots de passe forts, mises à jour régulières.

Aucun système informatique n’est totalement sûr. Une partie de notre chaîne technique repose sur des prestataires tiers — hébergeurs, plateformes d’automatisation, fournisseurs de modèles d’intelligence artificielle — dont nous ne maîtrisons ni l’infrastructure ni le fonctionnement interne. Dans les limites permises par la loi, Elaria Systems décline toute responsabilité en cas d’accès non autorisé, de perte, d’altération ou de divulgation de données résultant d’une défaillance, d’une faille ou d’une attaque affectant ces prestataires tiers ou les systèmes du client. Cette limitation ne s’applique pas en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave de notre part, ni dans les cas où la loi l’exclut.

En cas de violation de la sécurité des données présentant un risque élevé pour vos droits, nous informons le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence ainsi que les personnes concernées, conformément aux art. 24 LPD et 33-34 RGPD.

11. Données de nos clients (rôle de sous-traitant)

Lorsque nous construisons un agent, une automatisation ou un site pour un client, nous pouvons traiter des données personnelles appartenant à ce client ou à ses propres clients. Le client reste responsable du traitement : il détermine les finalités, garantit la licéité de la collecte et l’information des personnes concernées. Nous agissons sur ses instructions, dans le cadre du contrat conclu et, si nécessaire, d’un accord de sous-traitance distinct.

12. Vos droits

Vous disposez des droits suivants : accès à vos données, rectification, effacement, limitation du traitement, opposition, portabilité, et retrait du consentement. Adressez votre demande à info@elaria.ch ; nous y répondons dans un délai de 30 jours. Une pièce d’identité peut vous être demandée en cas de doute sur l’identité du requérant.

Vous pouvez également saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, Berne) ou, si le RGPD s’applique à votre situation, l’autorité de contrôle de votre pays de résidence.

13. Cookies

Le site utilise uniquement les cookies strictement nécessaires à son fonctionnement. Il ne dépose aucun cookie de mesure d’audience, d’analyse ou de marketing, et n’effectue aucun suivi. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies.

14. Modifications

La présente politique peut être adaptée à tout moment, notamment en cas d’évolution de nos services ou de la législation. La version applicable est celle publiée sur elaria.ch à la date de votre consultation.