Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Elaria Systems — Mihail Polyatskin, Gründer Chemin de la Tuilière 33B, 1805 Jongny (VD), Schweiz info@elaria.ch · +41 79 780 90 38

Für Fragen zu Ihren Daten schreiben Sie an info@elaria.ch.

2. Rechtlicher Rahmen

Wir bearbeiten Personendaten nach dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO).

3. Grundsatz

Wir erheben nur die Daten, die für die Kontaktaufnahme, die Erstellung eines Angebots und die Erbringung unserer Leistungen erforderlich sind. Wir verkaufen, vermieten oder verbreiten Ihre Daten nicht an Dritte zu Werbe- oder Handelszwecken. Wir verwenden sie ausschliesslich für die Zwecke der Arbeit, die Sie uns anvertrauen oder anvertrauen möchten.

4. Erhobene Daten

a) Formular und Quiz der Website

Wenn Sie den Kontaktfragebogen («Quiz») oder das Formular der Website ausfüllen, erheben wir:

• Ihren Vor- und Nachnamen;
• den Namen Ihres Unternehmens;
• Ihre E-Mail-Adresse;
• Ihre Telefonnummer, sofern Sie sie angeben (freiwilliges Feld);
• Ihre Antworten auf die Fragen des Fragebogens (Branche, Funktion, betroffene Aufgaben, geschätzter Umfang, Priorität, Reifegrad des Projekts).

Es werden keine besonders schützenswerten Personendaten im Sinne von Art. 5 lit. c DSG abgefragt. Bitte geben Sie solche Daten nicht in Freitextfelder ein.

b) Direkter Austausch

Informationen, die Sie uns per E-Mail, telefonisch oder in einem Gespräch übermitteln: Kontaktdaten, Beschreibung Ihrer Prozesse, uns anvertraute Dokumente.

c) Technische Nutzungsdaten

Beim Besuch der Website erfasst unser Hoster technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seiten, Browser- und Betriebssystemtyp, verweisende Website. Diese Daten dienen der Sicherheit, der Stabilität und der Reichweitenmessung.

d) Im Auftrag unserer Kunden bearbeitete Daten

Im Rahmen eines Mandats können wir auf Daten in den Systemen unserer Kunden zugreifen. Wir handeln dann als Auftragsbearbeiter auf Weisung des Kunden, der Verantwortlicher bleibt (siehe Ziffer 11).

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Ihre Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten, eine Analyse zu erstellen und ein Angebot vorzubereiten: Diese Bearbeitung stützt sich auf vorvertragliche Massnahmen und auf unser berechtigtes Interesse.

Wir bearbeiten sie zur Erfüllung des Mandats: Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung.

Wir bearbeiten sie, um Sie zu Ihrer Anfrage erneut zu kontaktieren: Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse oder, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung.

Wir bearbeiten sie zu Zwecken der Sicherheit, der Missbrauchsprävention und der Führung technischer Protokolle: Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse.

Schliesslich bearbeiten wir sie zur Erfüllung unserer gesetzlichen und buchhalterischen Pflichten: Rechtsgrundlage ist die gesetzliche Pflicht.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen; bereits erfolgte Bearbeitungen bleiben davon unberührt.

Wir versenden keinen automatisierten Newsletter und treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen mit Rechtswirkung Ihnen gegenüber.

6. Hosting und Bearbeitungsort

Die Website und die dort eingegebenen Daten werden von der Contabo GmbH (Deutschland) in deren Rechenzentrum in Lauterbourg (Frankreich) innerhalb der Europäischen Union gehostet. Die Daten werden somit nicht in der Schweiz gehostet, sondern in einem Land, dem der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte ein angemessenes Schutzniveau zuerkennt.

Für die von uns entwickelten Lösungen kann der Kunde einen eigenen Server innerhalb der Europäischen Union anstelle einer geteilten Infrastruktur wählen. Diese Wahl sowie ihre technischen und finanziellen Folgen werden vor Vertragsunterzeichnung besprochen und festgelegt.

7. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Ihre Daten können den folgenden Dienstleistern bekanntgegeben werden, jeweils nur im erforderlichen Umfang:

• Hosting und Infrastruktur: Contabo GmbH (Rechenzentrum Lauterbourg, Frankreich).
• E-Mail: unser geschäftlicher E-Mail-Anbieter, für Zustellung und Aufbewahrung unserer Korrespondenz.
• Anbieter von Modellen und Plattformen für künstliche Intelligenz und Automatisierung, soweit die Leistung dies erfordert. Diese Anbieter können ausserhalb der Schweiz und der Europäischen Union ansässig sein.
• Buchhalterische und administrative Dienstleister, im Rahmen gesetzlicher Pflichten.

Wir verpflichten diese Dienstleister auf ein Schutzniveau, das dem DSG und gegebenenfalls der DSGVO entspricht.

8. Übermittlungen ins Ausland

Einzelne Dienstleister, insbesondere Anbieter von KI-Diensten, sind ausserhalb der Schweiz und der Europäischen Union ansässig, namentlich in den Vereinigten Staaten. Die Übermittlung stützt sich in diesem Fall auf die vom DSG und der DSGVO vorgesehenen Garantien: Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder ausdrückliche Einwilligung. Vor Projektbeginn teilen wir Ihnen mit, welche Dienste Dritter eingesetzt werden und wohin Daten fliessen.

9. Aufbewahrungsdauer

• Kontaktanfragen ohne Folge: 24 Monate ab dem letzten Kontakt.
• Kundendaten und Vertragsunterlagen: für die Dauer des Mandats, anschliessend 10 Jahre gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Art. 958f OR).
• Technische Serverprotokolle: höchstens 12 Monate.

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

10. Sicherheit und deren Grenzen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten: verschlüsselte Übertragung, eingeschränkter Zugriff, starke Passwörter, regelmässige Aktualisierungen.

Kein IT-System ist absolut sicher. Ein Teil unserer technischen Kette beruht auf Dritten — Hostern, Automatisierungsplattformen, Anbietern von KI-Modellen —, deren Infrastruktur und internen Betrieb wir nicht beherrschen. Soweit gesetzlich zulässig, lehnt Elaria Systems jede Haftung für unbefugten Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung von Daten ab, die auf einem Ausfall, einer Sicherheitslücke oder einem Angriff bei diesen Dritten oder in den Systemen des Kunden beruhen. Diese Beschränkung gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit unsererseits und nicht, wo das Gesetz sie ausschliesst.

Bei einer Verletzung der Datensicherheit mit hohem Risiko für Ihre Rechte informieren wir den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten sowie die betroffenen Personen gemäss Art. 24 DSG und Art. 33-34 DSGVO.

11. Daten unserer Kunden (Rolle als Auftragsbearbeiter)

Wenn wir für einen Kunden einen Agenten, eine Automatisierung oder eine Website erstellen, können wir Personendaten dieses Kunden oder seiner eigenen Kunden bearbeiten. Der Kunde bleibt Verantwortlicher: Er bestimmt die Zwecke, gewährleistet die Rechtmässigkeit der Erhebung und die Information der betroffenen Personen. Wir handeln auf seine Weisung, im Rahmen des geschlossenen Vertrags und, wenn nötig, einer separaten Auftragsbearbeitungsvereinbarung.

12. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit und Widerruf der Einwilligung. Richten Sie Ihre Anfrage an info@elaria.ch; wir antworten innert 30 Tagen. Bei Zweifeln an der Identität der anfragenden Person kann ein Identitätsnachweis verlangt werden.

Sie können sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, Bern) wenden oder, sofern die DSGVO auf Ihre Situation anwendbar ist, an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzstaates.

13. Cookies

Die Website verwendet ausschliesslich die für ihren Betrieb unbedingt erforderlichen Cookies. Sie setzt keine Cookies zur Reichweitenmessung, Analyse oder zu Marketingzwecken und führt kein Tracking durch. Sie können Cookies in Ihrem Browser ablehnen.

14. Änderungen

Diese Erklärung kann jederzeit angepasst werden, insbesondere bei Änderungen unserer Leistungen oder der Gesetzgebung. Massgebend ist die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs auf elaria.ch veröffentlichte Fassung.